インターンシップの正しい辞退の方法！
興味のある企業のインターンシップに参加して、実際の業務を経験したり、企業の理解を深めたりすることは、就職活動に非常に役に立つと言えます。 企業で働いている社員の話を聞く機会もほかではなかなかないので、貴重な経験となるでしょう。 しかし、インターンシップに参加を予定していたが、やむを得ない事情でインターンを辞退しなければならないという事態も起こり得ます。このような場合にはインターンシップを辞退することは可能なのでしょうか。また、インターンシップを辞退すると、本選考に影響を与えてしまうのではないかと不安に感じる方もいるはずです。 そこで、今回はインターンシップを辞退することになった場合にはどのようにすればいいのか、正しい辞退の方法など、対処の仕方について詳しく説明します。
インターンシップは辞退できるのか
多くのインターンシップでは登録や申請の後でも辞退することが可能です。ただし、無断での辞退は非常識な行為なので、辞退する際は必ず連絡を入れる必要があります。そのため、インターンシップを辞退する場合は、丁寧な口調や文言を心掛け、ビジネスマナーに則った社会人として基本的な言葉遣いや敬語を使うようにしましょう。
辞退の連絡はいつまで？
基本的にはインターンシップの辞退が決まったタイミングで連絡をしましょう。「プレエントリー」、「選考中」、「内定後」など、選考の進み具合にかかわらず、辞退が決まったらすぐに企業の担当者へ連絡しましょう。インターンシップを受け入れている企業側も参加者のために書類を作成したり、配置を整理したり、スケジュールを組んだりと、準備をしています。特に、インターンシップ参加者でグループワークをする予定の場合、参加人数によっては企業側に不都合が生じる可能性も考えられます。一方で、インターンシップへの参加を予定していたが、前日や当日に体調不良ややむを得ない事情により、急遽辞退しなければならない状況もあると思います。そのような場合であっても、必ず辞退の連絡をしましょう。
辞退の連絡は電話？メール？
インターンシップを辞退する際、基本的には「電話」で連絡することが適切な方法です。メールで辞退の連絡をすると送信したはずがトラブル等によって届いていなかった、送信できていたけれど企業側がメールを確認しておらず、行き違いになったといった問題が起こる可能性が考えられます。営業時間外や深夜、早朝、営業時間に連絡する場合、電話でも担当者に繋がらない場合は、メールでも構いません。ただし、メールを送信しても担当者から返信がないときは改めて電話で連絡をすることが必要となります。
電話での連絡方法
電話での辞退方法は、まず担当者に電話をかけ、自己紹介と用件を伝えることから始めます。次に、辞退の理由を具体的かつ簡潔に述べましょう。電話での辞退連絡のポイント
・事前に担当者の名前や連絡を確認する・丁寧な言葉使いを心掛け、わかりやすく伝える
・謝罪の言葉を忘れずに丁寧な対応を心掛ける
電話での連絡をする際は、これらのポイントを押さえ、丁寧な言葉遣いと誠意を示す態度が大切になります。
メールでの連絡方法
一日に何十通ものメールが届いている担当者も多くいます。そのため、他のメールに埋もれて見逃さないよう、件名だけで大事な内容であることが分かるように、まず件名をわかりやすくすることが重要です。例 【〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡】氏名（〇〇大学）
本文では、自身の名前や大学、学年を明記し、辞退の理由と謝罪の言葉を記述する必要があります。
最後に辞退することに加えて、メールでの連絡となってしまったことについてもお詫びの言葉を述べるようにしましょう。
電話がつながらなった場合
ここでは電話で繋がらなかった場合に送るメールの例文を紹介します。件名：【〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡】〇〇大学 〇〇 〇〇（氏名）
本文（例文）
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。
お忙しい中のご連絡となり恐縮です。
先ほどお電話したところ、〇〇様がご不在であったためメールにてご連絡いたしました。
このたび、〇月〇日におこなわれるインターンシップにエントリーいたしましたが、一身上の都合により、参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重な機会を与えてくださったにもかかわらず、このような事態となり大変申し訳ございません。
本来であればお電話などでお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念いたします。
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〇〇〇〇（氏名）
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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メールでの辞退連絡のポイント
・件名をわかりやすくする・丁寧な言葉遣いを心掛ける
・謝罪の言葉を伝える
・誤字脱字の見直し
メールでの連絡をする際は、これらのポイントを押さえ、誠意をもって対応することが大切です。
辞退連絡はチャンスをつぶさないように
インターンシップの辞退は避けられない場合もありますが、辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡をしましょう。無断欠席は企業に対して失礼な行為であり、自らの品位を損ねるものとなります。体調不良や予期せぬトラブルで直前に辞退することになっても、必ず連絡をするようにしましょう。連絡をする際は、電話で伝える後にメールも送るのが最適です。メールや電話に慣れていない学生も多いかと思いますが、コラム内で紹介している例文やポイントを読むことで正しい辞退の連絡ができると思います。企業との縁をなくさないように、辞退の連絡は丁寧な対応を心掛け、謝罪の気持ちを伝えましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はインターンシップを辞退する際に注意すべきことを紹介しました。
辞退の方法は、インターンシップによって異なるため、辞退する方法について事前に確認するようにしましょう。
当サイトでは、スポーツ業界のインターンシップについて紹介しています。
是非、一度インターンシップへの参加を検討してみてください。
